Ofício
De GME: Gerenciamento de Movimento Estudantil - CAs, DAs, Sub-centros
Esta página refere-se a como fazer um oficio de seu GMEs para outras entidades ou pessoas físicas. Estes ofócios podem ser entregues em mãos, bem como também via protocolo.
Tabela de conteúdo |
Modelos de ofícios
Dados comuns
Em geral cada ofício deve ter em seu cabeçalho dados de sua entidade Abaixo segue uma lista de itens comuns encontrados em ofícios, antecipados por um valor aritrário de 1 a 10 de necessidade de existir ou não no seu ofício
- [10] Identificação de sua entidade, normalmente no cabeçalho, podendo conter somente texto ou imagens.
- [10] Assinatura(s) do(s) responsável(is).
- [10] Corpo do ofício: a informação que você queira repassar.
- [10] Indetificação ao menos genérica (ex. representante/responsavel da entidade) de cada pessoa que assina o ofício (ou item abaixo)
- [9] Identificação impressa ou via carimbo de cada pessoa que assina o ofício (ou item acima).
- [9] Data de impressão do ofício, normalmente contendo a cidade (Porto Alegre, 8 de Julho de 2010).
- [8] Número do ofício em relação aos demais dentro do ano (Oficio 007, Ofício 007/2010... ).
- [8] Dados de contato da entidade, no cabeçalho, ou rodapé (site, email, telefones, twitter...).
- [6] Título do ofício, antes do início do texto.
- [5] Identificação da gestão, no cabeçalho junto a identificação da entidade, ou junto ao número do ofício ( 007 - Gestão ABC ).
- [2] CNPJ da entidade.
- [1] Impressão do ofício em folha timbrada.
Arquivamento
Uma sugestão de arquivamento de ofícios plausível seria manter cópia tanto em papel, como em formato digital, de modo a tanto manter um registro oficial físico, e ao mesmo tempo de forma digital, que poderia ser visto com mais facilidade sem requerer sempre ir aos arquivos físicos.
Arquivamento das folhas (físicas)
Os ofícios podem ser arquivados em ordem de sua numeração, ou ao menos em ordem cronológica de emissão. Devem conter assinaturas de responsáveis da sua entidade, bem, se for aplicável no caso de ofícios que deve-se guardar uma confirmação de recebido ou de acordo, assinatura (e carimbo, caso não tenha sido escrito no próprio ofício quem é a outra parte que assina)
Arquivamento digital
Local
Recomenda-se salvar os ofícios dentro de uma pasta que contenha exclusivamente ofícios do respectivo ano. Não obstante, caso queira-se adicionar ao nome do oficio também o ano, nada impede que se adicione também o ano no próprio nome do ofício.
Nome dos arquivos
Em geral as sugestões de nomeação abaixo são as mais usadas:
- Apenas numero do oficio, precedido por zero de modo a ter três casas (001.doc ~ 999.doc), ou opção abaixo;
- Ano do oficio, seguido do numero do oficio, precedido por zero de modo a ter três casas (2010-001.doc ~2010-999.doc);
- Numero do oficio, além do título do ofício (001 - Titulo do meu Ofício.doc);
- Numero do oficio, destinatário do ofício, além do título do ofício (001 - Reitoria - Titulo do meu Ofício.doc);
Você observará que ao usar os exemplos acima, ao selecionar no seu sistema operacional para listar em ordem alfabética, seu ofício também será catalogado em ordem cronológica.
Se você salvar com informações adicionais além de simplesmente o numero do ofício, perceberá que ao procurar por um ofício anterior, evitará retrabalho em ter que abrir arquivo por arquivo até lembrar qual era o procurado.
Independente se irá ou não exportar para formato não editável, manter uma cópia do documento em formato editável agiliza a confecção de ofícios posteriores, tendo em vista que é relativamente comum o conteúdo ser relativamente semelhante. Porém lembre-se de não se esquecer de alterar o número e data de emissão do ofício.
Exportação para formato não editável
Algo que pode manter ainda mais organizado, é todo ofício depois de impresso, ser salvo em .pdf, de modo que não possa ser editado, e o próprio .pdf conter sua data de criação. Com isso você evita que o ofício seja alterado mais tarde, ainda que por acidente, e que ele será imprimido novamente exatamente como foi da primeira vez.
Como exportar para .pdf
Se você usa o Microsoft Word, observe que caso sua versão já não contenha o plugin de exportação para PDF, você pode baixá-lo direto do site da Microsoft.
Se você usa algum editor opensource, como o BrOffice, este editor nativamente muito provavelmente já tem a opção de exportar em .PDF.
